Hva er en skriftlig advarsel?

En skriftlig advarsel er et verktøy arbeidsgivere bruker for å gi tydelig beskjed om at en ansatt har opptrådt i strid med arbeidsplassens forventninger eller regler. Målet er å få den ansatte til å endre atferd og samtidig sørge for at arbeidsgiveren har dokumentasjon dersom situasjonen skulle utvikle seg videre.

۔

Når er det aktuelt med advarsel?

Det er ingen fast regel for når man skal gi en advarsel, men det finnes flere typiske situasjoner hvor det er hensiktsmessig:

• Dersom den ansatte gjentatte ganger ikke følger rutiner eller møter for sent.
• Ved uprofesjonell oppførsel overfor kollegaer eller kunder.
• Hvis tidligere muntlig tilbakemelding ikke har ført til forbedring.
• Ved alvorlige forhold som brudd på sikkerhetsregler eller tillit, bør man vurdere om en advarsel er passende, eller om saken krever strengere tiltak.

۔

Forskjellen på muntlig og skriftlig advarsel

En muntlig advarsel er gjerne første skritt. Den kan gis i en samtale, men bør alltid dokumenteres – for eksempel gjennom et referat eller en e-post. Dersom den uønskede atferden fortsetter, er neste steg ofte en skriftlig advarsel.

En skriftlig advarsel er mer formell og gir klar beskjed om hva som må endres, og hvilke konsekvenser det kan få dersom det ikke skjer forbedring.

۔

Hva bør en skriftlig advarsel inneholde?

En godt formulert advarsel bør:

• Ha en tydelig overskrift som viser at det er en formell advarsel.
• Beskrive hendelsen eller atferden det reageres på.
• Forklare hva som forventes av den ansatte fremover.
• Informere om hva som kan skje hvis situasjonen ikke forbedres, for eksempel oppsigelse.
• Dateres og helst signeres av både arbeidsgiver og den ansatte, eller sendes på en måte som dokumenterer at den er mottatt.

۔

Hvordan bør arbeidsgiver gå frem?

1. Undersøk først: Sørg for å ha et klart bilde av situasjonen før du reagerer. Snakk gjerne med den ansatte og hør deres side.
2. Informer og gi mulighet til forklaring: Den ansatte bør få anledning til å forklare seg før advarsel gis.
3. Formuler advarselen skriftlig: Vær konkret, tydelig og saklig.
4. Følg opp: Gi støtte og tid til forbedring. Advarselen skal være et verktøy for endring – ikke en straff.

۔

Hvor lenge gjelder en advarsel?

En skriftlig advarsel har ikke noen fast utløpsdato, men relevansen svekkes over tid dersom det ikke skjer nye hendelser. Hvor lenge den har betydning, avhenger av alvorlighetsgraden og hvordan situasjonen utvikler seg etterpå.

۔

Har advarsler betydning ved oppsigelse?

Ja. Dersom en oppsigelse blir aktuell senere, vil tidligere advarsler kunne styrke arbeidsgivers sak. Det viser at det er gitt muligheter til forbedring og at tiltak er forsøkt. Men det er ikke et absolutt krav å ha gitt advarsel før man sier opp – i spesielt alvorlige saker kan oppsigelse eller avskjed skje direkte.

Har du havnet i en konflikt eller er usikker på dine rettigheter? Kontakt en advokat med erfaring innen arbeidsrett. Vi tilbyr en gratis og uforpliktende videomøte for vurdering av din sak.

Å motta en oppsigelse kan oppleves både uventet og krevende, og for arbeidsgivere er det å si opp en ansatt en juridisk og praktisk utfordrende prosess. I Norge stiller arbeidsmiljøloven strenge krav til at enhver oppsigelse må være saklig. Denne artikkelen gir deg som arbeidstaker eller arbeidsgiver en oversikt over hva som regnes som saklig grunn for oppsigelse – og hvilke rettigheter og plikter som gjelder.

۔

Hva betyr “saklig grunn”?

Ifølge arbeidsmiljøloven § 15-7 må en oppsigelse være saklig begrunnet i virksomhetens, arbeidsgiverens eller arbeidstakerens forhold. Det betyr at arbeidsgiver ikke kan si opp en ansatt uten at det foreligger et legitimt behov eller en tydelig årsak som kan dokumenteres.

Saklighetsvurderingen er en helhetsvurdering der både arbeidsgivers og arbeidstakers interesser veies opp mot hverandre. Det er ikke tilstrekkelig at arbeidsgiver ønsker å avslutte ansettelsen; det må foreligge en reell og dokumenterbar grunn.

۔

Tre hovedkategorier for oppsigelse

1. Virksomhetens forhold

Oppsigelser som følge av virksomhetens forhold handler ofte om økonomi, omorganisering eller effektivisering. Eksempler kan være:

• Nedbemanning: Reduksjon i bemanning på grunn av lavere inntekter, endrede markedsforhold eller behov for kostnadskutt.
• Omstrukturering: Endringer i bedriftens organisasjon som gjør visse stillinger overflødige.
• Teknologisk utvikling: Innføring av ny teknologi kan redusere behovet for manuell arbeidskraft.

Selv ved legitime behov må arbeidsgiver vurdere alternativer som omplassering, og følge utvelgelseskriterier som ansiennitet og kompetanse på en objektiv og rettferdig måte.

۔

2. Arbeidsgiverens forhold

Oppsigelser begrunnet i dette alternativet går ut på omstendigheter som er mer personlig for arbeidsgiveren. Alternativet er kun aktuelt i helt spesielle situasjoner.

۔

3. Arbeidstakerens forhold

Oppsigelse på grunn av forhold ved arbeidstakeren selv gjelder når personen ikke fungerer i rollen, selv etter oppfølging og tilrettelegging. Eksempler inkluderer:

• Manglende arbeidsprestasjoner
• Gjentatt fravær uten gyldig grunn
• Upassende oppførsel på arbeidsplassen

Ved slike tilfeller må arbeidsgiver kunne vise at situasjonen er så alvorlig at oppsigelse er nødvendig og ikke en uforholdsmessig reaksjon.

۔

Særlig vern i spesifikke situasjoner

Arbeidstakere har i enkelte situasjoner et ekstra sterkt vern:

• Sykdom: En arbeidstaker som er sykmeldt, kan som hovedregel ikke sies opp innen 12 måneder.
• Graviditet og permisjon: Oppsigelse kan ikke begrunnes i svangerskap eller foreldrepermisjon.
• Militærtjeneste: Vern mot oppsigelse gjelder også ved lovpålagt fravær.

I slike tilfeller må arbeidsgiver kunne bevise at oppsigelsen ikke har sammenheng med det verneverdige forholdet.

۔

Krav til prosess og dokumentasjon

For at en oppsigelse skal være gyldig, må arbeidsgiver følge klare prosedyrer:

1. Drøftelsesmøte: Før en beslutning om oppsigelse tas, skal arbeidstaker som klar hovedregel få mulighet til å forklare seg.
2. Skriftlig oppsigelse: Oppsigelsen skal inneholde en begrunnelse dersom arbeidstaker krever det, informasjon om rett til å kreve forhandlinger og søksmål, og leveres personlig eller per rekommandert post.
3. Dokumentasjon: All kommunikasjon, advarsler og interne vurderinger bør dokumenteres.

۔

Hva skjer ved uenighet?

Dersom arbeidstaker mener oppsigelsen er usaklig, kan det kreves forhandling og eventuelt reises søksmål. I en rettssak vurderes både grunnlaget og prosessen bak oppsigelsen. En ugyldig oppsigelse kan kjennes ugyldig av retten, og arbeidstakeren kan ha rett til erstatning.

Har du havnet i en konflikt eller er usikker på dine rettigheter? Kontakt en advokat med erfaring innen arbeidsrett. Vi tilbyr et gratis og uforpliktende videomøte for vurdering av din sak.

۔

Å starte i ny jobb er spennende – men også litt usikkert. Mange arbeidsgivere benytter prøvetid for å se om du passer i stillingen og miljøet. Samtidig gir prøvetiden også deg som arbeidstaker mulighet til å vurdere om jobben svarer til forventningene. Men hva skjer dersom arbeidsforholdet avsluttes i denne perioden? Her får du en oversikt over hva som gjelder ved oppsigelse i prøvetid.

۔

Hva betyr prøvetid?

Prøvetid er en avtalt periode, vanligvis inntil seks måneder, hvor arbeidsgiver og arbeidstaker har en noe enklere adgang til å avslutte arbeidsforholdet. Dette må være skriftlig avtalt i arbeidskontrakten.

Hensikten er å gi begge parter tid til å vurdere om ansettelsen fungerer som ønsket – både faglig og sosialt.

۔

Når kan du sies opp i prøvetiden?

Selv om terskelen for oppsigelse er lavere i prøvetiden, betyr ikke det at arbeidsgiver står fritt. Oppsigelse må fortsatt være saklig, og grunnen må ha sammenheng med:

• Tilpasning til arbeidet
• Faglig dyktighet
• Pålitelighet
• En annen saklig grunn

Oppsigelse på andre grunnlag som sykdom, graviditet, medlemskap i fagforening eller andre bagatellmessige forhold er ikke lov – selv i prøvetiden.

۔

Hva er oppsigelsesfristen i prøvetiden?

Dersom ikke annet er avtalt i kontrakten, er den lovbestemte oppsigelsesfristen i prøvetiden 14 dager, regnet fra datoen oppsigelsen blir levert. Dette gjelder både om det er du eller arbeidsgiver som sier opp. Denne fristen løper fra det tidspunkt oppsigelsen faktisk er mottatt, ikke når den er sendt.

۔

Hvordan skal en oppsigelse skje?

Selve oppsigelsen skal være skriftlig og skal inneholde:

• Informasjon om retten til å kreve forhandlinger og søksmål
• Fristene for å gjøre dette
• Hvem som er arbeidsgiver
• Eventuell rett til å stå i stillingen

Dersom arbeidsgiver ikke følger kravene til form og innhold, kan oppsigelsen bli kjent ugyldig. Arbeidsgiver må også kalle inn til et drøftelsesmøte før beslutningen om oppsigelse blir tatt. Under drøftelsesmøtet skal arbeidsgiver redegjøre for hvorfor en oppsigelse vurderes, og hvilke forhold som ligger til grunn for denne vurderingen.

۔

Arbeidsgiver har aktivitetsplikt i prøveperioden

I prøvetiden skal arbeidsgiver følge opp den nyansatte. Dette innebærer blant annet at du som arbeidstaker skal få nødvendig opplæring, tydelige instrukser og veiledning.

Utilstrekkelig oppfølgning kan være et moment i vurderingen av om en oppsigelse er usaklig. Dersom dette er tilfelle, vil oppsigelsen regnes som ugyldig.

Det anbefales at arbeidsgiver holder jevnlige oppfølgingsmøter gjennom prøvetiden, og at det føres skriftlige referater fra disse møtene. Dette gir både arbeidsgiver og arbeidstaker en felles forståelse for hva som er forventet, og hvordan utviklingen vurderes.

۔

Kan du bestride en oppsigelse i prøvetiden?

Hvis du mener at oppsigelsen ikke er saklig begrunnet, har du rett til å kreve forhandlinger innen to uker etter at du har mottatt oppsigelsen. Dersom saken ikke løses i forhandlingene, kan du gå til rettssak.

Du har i utgangspunktet ikke rett til å stå i stillingen mens saken behandles, slik man ofte har etter prøvetiden. Men det kan likevel gis rett til dette dersom retten mener det er grunnlag for det.

۔

Hva hvis det er arbeidstaker som vil si opp?

Som arbeidstaker står du fritt til å si opp også i prøvetid, men du må forholde deg til oppsigelsesfristen. I noen tilfeller kan det være verdt å drøfte avslutningen med arbeidsgiver for å finne en god løsning for begge parter.

۔

Råd hvis du står i en oppsigelsessituasjon

• Be om skriftlig begrunnelse for oppsigelsen
• Sjekk arbeidskontrakten nøye – spesielt om prøvetid er avtalt, og hva som står om oppsigelsesfrister
• Reager innen fristene hvis du mener oppsigelsen er ugyldig

Prøvetiden gir arbeidsgiver noe enklere adgang til oppsigelse, men det betyr ikke at man står uten rettigheter. En oppsigelse må være saklig, og arbeidstaker har rett til å få vurdert saken nærmere hvis man er uenig. Ved å kjenne til reglene står man sterkere dersom arbeidsforholdet tar en uventet vending.

Book gjerne et gratis møte med våre arbeidsrettsadvokater – hvis du ønsker en vurdering av din sak.

۔